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Postada em 11-10-2011. Acessado 1101 vezes.
Título da Postagem:Como criar um sistema de padronização japonesa em sua empresa
Titular:Lewton Burity Verri
Nome de usuário:Lewton
Última alteração em 11-10-2011 @ 08:42 pm
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Como criar um sistema de padronização japonesa em sua empresa?

Este artigo complementa e finaliza o artigo análogo do link a seguir:
 
Tags: padronização, pdca, normas, redução, variedade, variabilidade, conteúdo, técnico, tecnológico, tecnologia, engenharia, administração, sistema, controle, qualidade, garantia, eficácia, eficiência, normalização, repetição, reprodutibilidade, Japão, japonês, japonesa, excelência, educação, treinamento, organização, organograma, Access, Microsoft, caducidade, obsolescência, padrão, desempenho, produtividade, economia, custos    
 
Um sistema de processamento de dados da padronização empresarial facilita a administração da Qualidade e de sua reprodutibilidade. E a padronização é uma aliada da EFICIÊNCIA – em se obter resultados cada vez mais melhorados e EFICÁCIA – em obter sistematicamente os resultados planejados.
 
A padronização minimiza a “variabilidade” dos processos e dos procedimentos, e elimina a variedade de recursos materiais, humanos, econômicos e ambientais necessários para fabricação de bens ou para a elaboração de serviços - laborais.
 
Ela possui muitas vantagens para as empresas e facilita nas interações das relações de vendas, compras, consumo, produção e planejamentos ...  
 
As vantagens básicas da padronização, dentre outras, são:
 
1. Uniformização de procedimentos;
2. Aumento do grau de repetição ou reprodutibilidade;
3. Nivelamento técnico e conceitual dos empregados;
4. Racionalização de materiais, matérias primas, insumos, espaço, tempo e energia;
5. Redução de perdas, erros, omissões, falhas, defeitos, acidentes e vícios;
6. Manutenção e aprimoramento do conhecimento e da habilidade dos empregados;
7. Maior facilidade para Educação & Treinamento e seu devido planejamento;
8. Maior consistência nos resultados em produtividade, qualidade e economia;
9. Maior capacidade de seleção de fornecedores;
10.   Redução progressiva das reclamações dos clientes, desde que em compras não “customizadas”.
 
A contrapartida que a padronização exige é uma empresa organizada, segundo a sua missão de motivo e objetivo social. Uma empresa, por menor que seja, já possui uma distinção de EXCELÊNCIA quando, ao operar sob um enxuto organograma, ela mantém sua operacionalidade sob um rigoroso e simples sistema de padronização.
 
A empresa padronizada, mesmo que operando com a “customização” para grupos de clientes (vista como despadronização em escala grupal), deve possuir uma organização visível, racional e mantida em evidências de eficiência e eficácia.
  1. Um organograma Enxuto:
1.1   Exemplo para uma empresa dedicada ao COMÉRCIO VAREJISTA DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO.
 
1.2   Premissas de um organograma enxuto para a empresa:
  1. Visualização das funções básicas e o objetivo de suas atividades; 
  2. Distribuição e nivelamento de atividades;
  3. Hierarquia e níveis de subordinação;
  4. Aporte de pessoal: (1) Perfil e (2) Qualificação;
  5. Fixação de numerário e do Plano de Carreira;
  6. Estrutura de Educação & Treinamento (E&T);
  7. Aporte de conhecimentos;
  8. Atribuições e responsabilidades;
  9. Setorização das funções no Espaço Físico da empresa;
  10. Previsão geral de recursos: pessoal, computadores, vale transporte, rede, equipamentos, mobiliários, instalações e etc.
1.3   O organograma da Empresa apresenta a visualização de como a mesma está organizada, criando o Espírito Corporativo (derivado de corpo – estrutura racional) permitindo que os administradores conheçam os laços de coordenação e colaboração que deve existir num organismo corporificado, a exemplo de uma Empresa.
 
1.4   Demonstra, também, a seriedade com que são tratadas as atividades desencadeadas para o cumprimento da missão da Empresa, propiciando a adesão de sócios e de colaboradores que apreciam a organização corporativa.
 
1.5   As auditorias empresariais sejam dos sócios majoritários, dos executivos responsáveis ou de terceiros, para fins de certificação de que todos estão seguindo as diretrizes administrativas, necessitam de uma ORDEM ORGÂNICA para conferir eficiência aos procedimentos de sugestões e melhorias.
 
1.6   Uma empresa organizada com padrões bem formatados permite sua expansão controlada para um número maior de filiais ou mesmo a concessão de FRANQUIAS.
 
1.7   Segue um Esquema Geral do Fluxo de Atividades de uma Empresa:
 
Organograma em formato “Tabela”:

 
Proprietários
 
 
 
Secretaria da SGE
Supervisão Geral - SGE
Contador
 
 
 
Supervisão Financeira
Auxiliar Financeiro
 
 
Operadores de Caixa
 
 
 
 
Supervisão de Marketing e vendas
Supervisão de Serviços de Apoio
 
Supervisão de Compras
Supervisão de RH
 
 
Promotor de Vendas
Ajudantes
 
Auxiliar de Compras
Auxiliar de RH
 
 
Vendedores
Motoristas
 
 
 
 
Operador de Tele Marketing
Operador de Empilhadeira
 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A empresa com o organograma acima deve desenvolver seu sistema de padronização para consolidar as vantagens atribuíveis à redução de variedades e de variabilidades.
 
O conteúdo técnico das normas e padrões, que figuram como know-how da empresa, fortalece os resultados positivos e enfraquece os resultados empobrecedores ... Tal conteúdo, como know-how, ao ser aplicado no nivelamento, na equalização e na proporcionalidade, das escalas tecnológicas, e de engenharia, irá demonstrar o desempenho setorial da empresa, em compatibilização com esforços, capacidade e considerações estratégicas.
 
O sistema de padronização é parte vital do ciclo do PDCA, nascendo na fase P:

P – Plano de controle – Metas e Métodos – Normas / Indicadores.

 
D – Produção e prestação de serviços – seguir as Normas.
A – Ações de correção e prevenção – ajustes/conduta e
Revisão de Normas
C – Verificação das Metas –Normas / Níveis de decisão.
  
CONCEPÇÃO: Sistema de Controle da Padronização – Método SAMEX em ACCESS
Campo, Nome do Campo
Tipo de dados, descrição, nº dígitos, requerido?
Observações
1. Código
Numeração automática
Este código é de geração automática, como chave de cada conjunto de registros
2. Tipo de documento
Texto, nome do tipo do documento, 20, sim
Poderão ser procedimentos, formulários, instruções e memorandos
3. Código do tipo
Texto, sigla do tipo do documento, 5, sim
Em função dos tipos, como acima, serão: Pro, For, Ins e Mem
4. Data da elaboração
Data/hora, data da elaboração do padrão, 99/99/9999, sim
Data firmada pelo grupo que elaborou a norma. Data de referências
5. Data da aprovação
Data/hora, data da aprovação do padrão, 99/99/9999, sim
Data firmada pela ordem de sua aplicação pelo supervisor-chefe
 
 
Campo, Nome do Campo
Tipo de dados, descrição, nº dígitos, requerido?
Observações
6. Nº da norma
Texto, número da norma segundo padrão, 20, sim
Designação numérica para referências e rastreio. Deve ser mnemônica
7. Título da norma
Texto, título da norma segundo aplicação, 160, sim
Deve explicitar a finalidade de sua aplicação
8. Nº da revisão
Número, número de vezes da revisão da norma, inteiro longo, sem decimais, sim
Indica ao longo do tempo o nº das modificações sofridas e a intensidade de aplicação
9. Caducidade
Número, número em anos da validade, inteiro longo, sem decimais, sim
Padrão de tempo arbitrado, indicativo da data limite de validade do conteúdo técnico
10. Setor de aplicação mtz
Sim/não, nome do setor de aplicação mtz - matriz, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
 
 
Campo, Nome do Campo
Tipo de dados, descrição, nº dígitos, requerido?
Observações
11. Setor de aplicação pro
Sim/não, nome do setor de aplicação pro - proprietários, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
12. Setor de aplicação sge
Sim/não, nome do setor de aplicação sge - supervisão geral; sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
13. Setor de aplicação sfi
Sim/não, nome do setor de aplicação sfi - supervisão financeira,sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
14. Setor de aplicação smv
Sim/não, nome do setor de aplicação smv - supervisão de marketing e vendas, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
15. Setor de aplicação ssa
Sim/não, nome do setor de aplicação ssa - supervisão de serviços de apoio, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
 
  
Campo, Nome do Campo
Tipo de dados, descrição, nº dígitos, requerido?
Observações
16. Setor de aplicação sco
Sim/não, nome do setor de aplicação sco - supervisão de compras, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
17. Setor de aplicação srh
Sim/não, nome do setor de aplicação srh - supervisão de recursos humanos, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
18. Setor de aplicação - todos
Sim/não, nome do setor de aplicação - todos - todos os setores, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
19. Setor de aplicação terceiros
Sim/não, nome do setor de aplicação terceiros - áreas terceirizadas, sim/não, não
Marcador X que indica o local de aplicação
20. Distribuição da aplicação
Texto, setores para onde se distribuíram a norma - digitar as siglas padronizadas, 255, sim
Indica a abrangência da aplicabilidade da norma e assegura a E&T eficiente, nos locais da sua aplicação, ou locais cooperativos
 
  
Campo, Nome do Campo
Tipo de dados, descrição, nº dígitos, requerido?
Observações
21. Norma complementar1
Texto, nº e título de outra norma que complementa esta norma básica, 160, sim
Que completa a aplicação. Normas de termos, de apoio e suporte e interfuncionais
22. Norma complementar2
Texto, nº e título de outra norma que complementa esta norma básica, 160, sim
Que completa a aplicação. Normas de termos, de apoio e suporte e interfuncionais
23. Norma complementar3
Texto, nº e título de outra norma que complementa esta norma básica, 160, sim
Que completa a aplicação. Normas de termos, de apoio e suporte e interfuncionais
24. Data da auditoria
Data/hora, data da elaboração da última auditoria, 99/99/9999, sim
Data do controle da aplicação objetiva, que assegura seu cumprimento
25. Tem não-conformidades - NC?
Sim/não, marcar se foram encontradas não-conformidades, sim/não, não
Marcador X que indica se a norma é transgredida ou inaplicável
 
 
Campo, Nome do Campo
Tipo de dados, descrição, nº dígitos, requerido?
Observações
26. Descrição da NC
Texto, descrição das não-conformidades encontradas, 255, sim
Detalhar a falha, a omissão, o erro, o defeito, o incidente, o acidente, o vício ...
27. Índex de pasta
Texto, indexação para pasta ou gaveta de arquivamento, 50, sim
Arquivo físico da norma com os devidos graus de controle e sigilos
28. Data da exclusão
Data/hora, data da exclusão da aplicação da norma na rotina, 99/99/9999, sim
Data firmada como limite da aplicação - obsolescência
29. Recolhidas?
Sim/não, todas as vias da norma obsoleta foram recolhidas?, sim/não, não
Marcador X que indica que a norma está FORA de uso
30. Índex de deposito
Texto, indexação para pasta ou gaveta de arquivamento da norma obsoleta e de suas vias, 50, sim
Arquivo físico da norma com os devidos graus de controle e sigilos
31. Matrícula do funcionário
Texto, matrícula do funcionário mantenedor dos registros da padronização, 50, sim
Perito juramentado, na Garantia da Qualidade
 
A proposta de concepção mínima para um bom sistema de padronização possibilitará ao administrador identificar e/ou fazer as questões fundamentais da administração de resultados numa empresa:
 
(a) Quais setores têm melhores desempenhos associados à padronização?
(b) Quantas normas têm por setor?
(c) Qual a média de validade das normas?
(d) Na rotatividade (Turnover) qual setor mantém sua capacidade operacional, mesmo que com novos empregados?
(e) Qual tipo, de conteúdo técnico, “caduca” mais rapidamente?
(f)  Após a padronização das medidas, da derivação estratégica, qual setor se posicionou mais rapidamente segundo a nova visão da empresa?
(g)  E assim, por diante ...
 
FAÇA DOWLOAD do Banco de Dados em ACCESS 2003 / 2003 para avaliar melhor a concepção acima e aperfeiçoar o seu modelo, no link a seguir:
 

Engº Lewton Burity Verri

CREA 74-1-01852-8 UFF – RJ
Copyright © 2006 - Engº Lewton Burity Verri
Autor do Método SAMEX de Gestão da Rotina – © 1995 - na Biblioteca Nacional



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